Klagomålshantering
INFORMATION OM KLAGOMÅLSHANDLING
SISSENER AS
("FÖRETAGET")
Uppdaterad februari 2025
1. Introduktion
Dessa rutiner har utarbetats i enlighet med reglerna för hantering av kundklagomål som följer av värdepappersfondslagen, paragraf 2-13, värdepappersfondförordningen, paragraf 2-7 och Finansinspektionens cirkulär 4/2019.
Dessa riktlinjer beskriver Bolagets hantering av klagomål från andelsägare i de värdepappersfonder som Bolaget förvaltar och säljer ("Kunder/Kund"). Investerare som inte har etablerat en kundrelation med Bolaget, men har fondandelar i fonder som Bolaget förvaltar och säljer genom en förvaltare, ombeds att kontakta den förvaltare de har anlitat.
2. Hur man lämnar in ett klagomål?
Om kunder inte är nöjda med den service de har fått från företaget kan klagomål riktas till:
Sissener AS
Organisationsnummer 991 658 807
Filipstad Brygge 2, Postboks 1849 Vika, 0252 Oslo
Telefon: 47 23 11 52 60 E-post: post@sissener.no
3. Hantering av klagomål
Klagomål till företaget, oavsett om klagomålet gäller företaget i allmänhet eller en eller flera namngivna anställda, ska hanteras korrekt och skyndsamt.
Klagomål från icke-professionella kunder kan lämnas in antingen muntligt eller skriftligt. För professionella kunder ska Bolaget kräva att muntliga klagomål bekräftas skriftligen innan klagomålet behandlas. Klagomål som lämnas in muntligt ska registreras utan onödigt dröjsmål av den person som tar emot klagomålet.
Kunder ska utan onödigt dröjsmål få skriftlig återkoppling, vilken åtminstone anger att klagomålet har mottagits, att det kommer att behandlas, att kunden kommer att få skriftlig återkoppling från Bolaget så snart klagomålet har behandlats och att det sedan ska anges vad Bolaget kommer att göra i enlighet med klagomålet.
Den som tar emot klagomålet ska utan onödigt dröjsmål lämna in klagomålet till Bolagets VD och Bolagets Compliance-avdelning, som utan onödigt dröjsmål ska avgöra hur klagomålet ska hanteras och genomföra ytterligare utredningar av klagomålet. Det ska övervägas om Kunden ska bjudas in till ett möte med Bolaget angående klagomålet.
Compliance-avdelningen ska säkerställa att resultaten av företagets interna utredningar dokumenteras skriftligen, dateras och undertecknas av den person som ansvarar för att genomföra intervjun/utredningen. Kunden ska sedan utan onödigt dröjsmål få skriftlig återkoppling som åtminstone uppfyller villkoren i detta dokument.
Hela korrespondenskedjan gällande det enskilda klagomålet (klagomål, bekräftelse på mottagande av klagomål, interna bedömningar etc., samt slutgiltig återkoppling till kunden och eventuell uppföljande korrespondens) ska arkiveras av företagets compliance-avdelning.
4. Rapportering
Bolaget rapporterar en översikt över klagomål till den norska Finansinspektionen en gång om året, och bolagets styrelse ska vid varje styrelsemöte få en orientering om mottagna klagomål, samt statusen för de enskilda klagomålsärendena.