Klagebehandling

INFORMASJON OM KLAGEBEHANDLING

SISSENER AS

 («SELSKAPET»)



Oppdatert februar 2025

1.                      Innledning

Disse rutinene er utarbeidet i tråd med reglene for behandling av kundeklager som følger av verdipapirfondloven § 2-13, verdipapirfondforskriften § 2-7 og Finanstilsynets rundskriv 4/2019.

Disse retningslinjene beskriver Selskapets håndtering av klager fra andelseiere i verdipapirfondene Selskapet forvalter og selger («Kunder/Kunde»). Investorer som ikke har etablert et kundeforhold til Selskapet, men har fondsandeler i fond forvaltet og solgt av Selskapet gjennom forvalter (nominee), bes ta kontakt med forvalteren de har benyttet.

2.                      Hvordan fremsette en klage?

Hvis Kunder ikke er fornøyd med den service eller tjeneste den har fått fra Selskapet, kan klage rettes til:

Sissener AS

Organisasjonsnummer 991 658 807

Filipstad Brygge 2, Postboks 1849 Vika, 0252 Oslo

Telefon: +47 23 11 52 60 E-post: post@sissener.no

3.                      Behandling av klager

Klager til Selskapet, uavhengig av om klagen gjelder Selskapet generelt eller en eller flere navngitte ansatte, skal behandles forsvarlig og hurtig.

Klager fra ikke-profesjonelle Kunder kan inngis så vel muntlig som skriftlig. For profesjonelle Kunder skal Selskapet kreve at muntlig klage bekreftes skriftlig før klagen behandles. Klager som inngis muntlig skal uten ugrunnet opphold nedtegnes av den som mottar klagen.

Kunder skal uten ugrunnet opphold gis skriftlig tilbakemelding som minimum angir at klagen er mottatt, at den vil tas under behandling, at kunden vil gis skriftlig tilbakemelding fra Selskapet så snart klagen er behandlet, og at det da vil angis hva Selskapet vil foreta seg i samsvar med klagen.

Den som mottar klagen, skal uten ugrunnet opphold forelegge klagen for Selskapets daglige leder og Selskapets complianceavdeling, som uten ugrunnet opphold avgjør hvordan klagen skal behandles og foretar nærmere undersøkelser vedrørende klagen. Det skal vurderes hvorvidt Kunden skal inviteres til møte med Selskapet om klagen.

Complianceavdelingen skal besørge at resultatet av Selskapets interne undersøkelser nedtegnes skriftlig, dateres og signeres av den som er ansvarlig for å foreta samtale/undersøkelse. Kunden skal deretter uten ugrunnet opphold gis skriftlig tilbakemelding som minimum fyller vilkårene i dette dokumentet.

Hele kjeden av korrespondanse i anledning den enkelte klage (klage, bekreftelse på mottatt klage, interne vurderinger mv., samt endelig tilbakemelding til kunden og eventuell oppfølgningskorrespondanse) skal arkiveres av Selskapets complianceavdeling.

4.                      Rapportering

Selskapet rapporterer oversikt over klager til Finanstilsynet en gang i året, samt at styret i Selskapet skal motta en orientering om mottatte klager, samt status i de enkelte klagesakene på hvert styremøte.